"INTERFABRIC" fuar yönetimi bu yıl fuar danışmanlık ajansı "ExpoEffect" ile birlikte düzenlediği yeni bir hizmetle katılımcılarına “Fuarlara Etkin Katılım” konulu yoğun bir seminer sunuyor. Bu seminer, fuar faaliyetlerinde aktif olarak yer alan şirketler arasında popülerlik ve otorite kazandı.
Seminerin en yakın tarihi 3 Haziran olup, INTERFABRIC fuarına katılanlar için seminere katılım ücretsiz olup, yalnızca bağlantıyı takip ederek zorunlu kayıt yaptırmak gerekiyor.
Seminerde edinilen bilgi, katılımcıların fuarda ürünlerini sergilemelerine yardımcı olmanın yanı sıra, fuarı iş geliştirme için güçlü bir araç olarak mümkün olduğunca etkili bir şekilde kullanmalarına da yardımcı olacaktır.
Fuarcılık sektöründe iş eğitmeni, AVK ExpoEffect CEO'su ve EXPOLOGY kitabının yazarı olan seminerin yazarıyla, seminer katılımcılarının tam olarak nelerle karşılaşacakları, fuar faaliyetlerinin modern pazarda nasıl geliştiği, tekstil fuarına hazırlanmanın özellikleri ve bir şirket içinde fuar faaliyetlerini organize etmede sistematik bir yaklaşımın neden önemli olduğu hakkında daha fazla bilgi edinmek için konuştuk. Nikolay Karasev'in "Bir sergiye etkili bir şekilde nasıl katılabilirsiniz?" adlı makalesi.
– Nikolay, 2006 yılından bu yana “Fuarlara Etkin Katılım” seminerini yürütüyorsunuz. Bu süre zarfında fuar pazarı çok değişti. Sizce bugünün bir sergi katılımcısını, o yıllardaki bir sergi katılımcısından ayıran nedir? Bu süreçte sergideki işlerin örgütlenmesine yönelik hangi yaklaşımlar kökten değişti?
– Sektörümüz açısından bu 18 yıl çok faydalı geçti; Birçok katılımcı fuarlar konusunda daha sorumlu davranmaya başladı. Daha önce fuarlara etkin katılım konusunda kendi deneyimlerinden başka bir yerden bilgi edinemezken, bu yıllarda seminerlere katılma, eğitim sipariş etme, kitap okuma imkânı buldular. Dolayısıyla katılımcıların fuarlara yönelik genel hazırlık düzeyinin de gözle görülür şekilde arttığını düşünüyorum. Örnek olarak verilebilecek şirketler var. Daha fazlası var, onları izliyorum.
Bir firmanın fuar etkinliklerine katılımına ne kadar profesyonel, sorumlu ve sistematik yaklaştığını görmek her zaman güzeldir. Sektör fuarlarına katılımın tanıtımlarının ana kanallarından biri olduğu şirketler var, düzenli olarak fuarlara katılıyorlar: fuar planlarında yılda 15'e kadar fuar yer alıyor ve şirketlerde fuar faaliyetlerinden sorumlu kişiler de elbette harika adamlar ve profesyoneller.
Yıllar içinde yaşanan olumlu dinamikleri görmek güzel. Şirketler daha talepkar hale geldiler ve kendilerine ve organizatörlere karşı daha dikkatli oldular. Ve birçok katılımcı artık eskisi gibi değil; herkesin katılacağı ve bizim de katılacağımız ilkesiyle, ancak belirli sonuçlar elde etme amacıyla katılıyor. Ve bugün bu sonuçlar, sergileri çok aşamalı bir proje olarak ele alanların eline geçiyor; onlar için sergi yılda üç-dört günlük bir etkinlik değil, aylar süren bir proje. Sergi faaliyetlerinden bizzat sorumlu çalışanları ve hatta bunları denetleyen departmanları bile var. Bu tür firmalar fuarlarda maksimum sonuç elde ederler.
Yıllar geçtikçe kökten değişen şey budur. Kariyerimin başında bunu fark etmemiştim.
– INTERFABRIC fuarının uzun zamandır büyümesini izlediğinizi söylediniz. Bu sergiye ilginiz neden başladı?
– 40’tan fazla sektörden şirketleri gözlemliyorum ve özellikle şirketlerin yaratıcı olmak zorunda olduğu, aktif olmak zorunda olduğu, başka türlü sonuç elde etmenin zor olduğu, rekabetin çok yüksek olduğu sektörleri gözlemlemek özellikle ilginç. Tekstil sektörü her zaman etkinliklerle dolu olmuştur. Ve burada şöyle bir tuhaflık var: Bu sektörde faaliyet gösteren şirketler, aynı tipte olmasa bile benzer ürünler sunuyorlar. Sadece bir firma tarafından tedarik edilen özel ürünler neredeyse yok denecek kadar az; her şey değiştirilebilir. Özellikle şimdi Asya, Hindistan ve Türkiye'den tedarikçiler pazara giriyor. Dolayısıyla rekabet mücadelesinde, zorlu koşullarda, ürününüzün rakip ürününden temelde farklı olmadığı durumlarda kazanmak için, bu ürünün tanıtımı ve çalışanların fuar öncesi, fuar sırasında ve fuar sonrasındaki çalışmaları ön plana çıkmaktadır. Burada stand tasarımında, ürün sunumunda standart dışı çözümlerden bahsedebiliriz ve bu tür pazarları gözlemlemek çok ilginçtir: şirketler bu zorluklara çok yaratıcı bir şekilde yaklaşmak zorunda kalıyorlar. Bu nedenle INTERFABRIC benim için her zaman öncelikli bir fuar oldu, ilginç vakaları araştırmak için geldim.
– Tekstil fuarına hazırlıkta önemli farklılıklar olduğunu düşünüyor musunuz? Yoksa sergi kanunları herkes için ortak mıdır?
– Farklı sektörlerden firmaları gözlemleme deneyimi, belirli kalıpların olduğunu ve bunların öncelikli olarak fuarda sergilenen ürünlerle ilgili olduğunu gösteriyor. Küçük, orta ve büyük ölçekli sergiler farklı şekilde sunuluyor.
Açık alanda büyük sergiler sergileniyor: makineler, biçerdöverler, inşaat ekipmanları kimya vb. Orta ölçekli sergilerden bahsediyorsak, bu daha çok ekipman için geçerlidir: elektrik mühendisliği, ağaç işleme, metal işleme, tekstil ekipmanları. Hammaddeler de dahil olmak üzere bitmiş ürünlerin yer aldığı, örneğin büyük alanlara ihtiyaç duymayan kumaş numunelerinin yer aldığı küçük boyutlu sergiler de bulunmaktadır.
Sergilenecek ürünlerin boyutları stand alanının alanını ve organizasyonunu doğrudan etkiler. Sergi ne kadar büyükse, alan da o kadar büyük oluyor ve gelişim açısından da zorluklar artıyor. Yüz metre ve üzeri stantlardan bahsediyorsak - yarımada veya ada - bu, mekanın ele geçirilmesi, bölge bölünmesi, aydınlatma tasarımıdır. Eğer 20 metrelik bir stant ve küçük boyutlu ürünlerden bahsediyorsak, o zaman bu farklı bir organizasyon prensibidir. Bu, genellikle geçişe açık daha az taraf, ürün numunelerinin sunumu için sınırlı alan ve iş görüşmeleri için sınırlı alan anlamına gelir.
Bir diğer değişken ise ürünlerin somut ya da soyut olmasıdır. Zira INTERTKAN'da ayrıca örneğin sözleşmeli üretim hizmetleri gibi hizmetler de sunuluyor; Bunlar INTERFABRIC’te sunulan bilgi hizmetleri, bilişim hizmetleri, pazar yerleri olabilir.
Ürüne çok fazla odaklanılıyor ve örneğin danışmanlık projelerine liderlik ettiğimde ve şirketler bana bir sergiye hazırlanmalarında yardımcı olmam için başvurduğunda, öncelikle üç temel soru soruyorum: Sergiye katılmanın amacı, stantta sergilenecek ürünler ve şirketin stantta görmek istediği hedef kitle. Çözüm bu üç sorunun cevabına bağlı.
Fuarlar arasında farklılıklar var ama hepsi şu sıralamaya uyuyor: Ürünler, hedef kitle ve firmanın fuara gelirken getirdiği görevler. Ve cevaplara göre ne yapılması gerektiği ortaya çıkıyor.
İşte “INTERFABRIC” tekstil fuarı da bu mantığa uyuyor; Oradaki ürünler ya maddi ya da maddi olmayan, orta ya da küçük ölçeklidir. Hedef kitleden bahsedecek olursak bunun bir B2B fuarı olduğu da ortada. Ve görevler -ister müşteri tabanını genişletmek, ister yeni müşteriler bulmak- az çok standart kurallara uyuyor. INTERFABRIC’in diğer sektörlerdeki B2B fuarlarından çok da farklı olduğunu söyleyemem.
– INTERFABRIC fuarındaki katılımcılara yönelik seminerin içeriğini geliştirirken ne gibi araştırmalar yaptınız? Hangi hususlar esas olarak dikkate alındı ve hangileri belirleyici oldu?
– Bizim iki cephede çalışmamız var. Bir tarafta katılımcıların ihtiyaçları var, diğer tarafta organizatörün sunduğu fırsatlar var. Sadece birini diğeriyle birleştirmeniz gerekiyor. Yine fuara katılımcıları hazırlarken her zaman şunu söylerim; etkinliğe katılım kolektif bir çabadır. Yolun yarısını organizatör, yarısını da katılımcı kat ediyor. Kendisine bazı temel soruların cevaplanması gerekiyor. Hedef kitlem kim? Standımda daha çok kimleri görmek istiyorum; yeni müşteriler mi yoksa düzenli müşteriler mi? Peki bu şirketler ne iş yapıyor? Bu şirketlerde satın alma kararlarını kim veriyor, yani bu şirketlerde benim karşı tarafım kim? Bu, bir pazaryeri, perakende zinciri veya toptancı ile ilişkilerin bir tür ticaret modelinden bahsediyorsak, mal sahibi, teknoloji uzmanı, inşaatçı, tasarımcı, alıcı, satın alan kişi olabilir. Genel olarak, katılımcının ihtiyaçlarını anlayın ve bu ihtiyaçları serginin sahip olduğu kaynaklarla birleştirin: sergiye kimler geliyor, kaç kişi geliyor, organizatörlerin pazarlama, bilgi, sponsorluk, reklamcılık gibi olanaklarını kullanarak etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında bu hedef kitleyi etkilemek için hangi fırsatlar var. Hedef kitlenin gözünde uzman statüsünü yükseltmek ve kapsamını genişletmek için bir iş programının olanaklarına bakın. Daha sonra serginin ihtiyaçlarına ve sunduğu olanaklara en uygun olanı seçmeniz ve hepsini en iyi şekilde birleştirmeniz gerekiyor.
– Katılımcının ihtiyaçlarını belirlemede hangi yöntemleri kullanıyorsunuz?
- Bu yaklaşık on sorudan oluşan bir kontrol listesidir. Sergiye katılımın amaçlarını bilmek önemlidir. Şimdi fuar öncesi reklam kampanyasına geçiyoruz: Şirketin kendi standına gelen trafiği artırmak için elinde hangi kaynaklar var? Bunu her zaman vurguluyoruz. Yeni bir hedef kitleye nasıl ulaşabilirsiniz, toplantıları önceden nasıl organize edebilirsiniz, düzenli müşterilerinizle ilişkileri nasıl sürdürebilirsiniz, yeni ve düzenli müşterilerinizle ne kadar toplantı bekleniyor, bu toplantılar nasıl ve hangi formatta gerçekleştiriliyor - ekspres modda, iş formatında veya uzun vadeli pazarlıklar? Bu temaslar nasıl kaydediliyor: kağıt kayıt formları mı yoksa elektronik kaynaklar mı kullanılıyor? Şirketin pazara hangi ürün ve tekliflerle girdiğini anlamak da gerekir: yeni ürünler, öne çıkan ürünler, özel ürünler, promosyonlar ve özel teklifler aracılığıyla özel koşullarla sunulabilen ürünler var mı? Güncel pazar eğilimlerine (teknolojik, pazarla ilgili veya çevresel) karşılık gelen ürünler var mı? Cümlenin özü belirlenir hedef kitleye yönelik.
Standa da çok dikkatli bakıyoruz: Alan ne, konfigürasyon ne, kaç tarafın geçişe açık olduğu, bu standda nelerin sergileneceği, önceliklendirmenin nasıl yapılacağı, birinci sıraya nelerin, ikinci sıraya nelerin konulacağı. Bu kontrol listesini inceliyoruz, bilgi topluyoruz ve ardından bu sorunları çözmek için hangi araçların kullanılabileceğine bakıyoruz: Sergileyenin elinde ne var, organizatörden ücretli veya ücretsiz olarak ne alınabilir, son teslim tarihine uymak ve cezalardan kaçınmak için bu eylemlerin hangi zaman diliminde tamamlanması gerekiyor. Sergi proje planı çıkarılıyor ve biz de bu planı takip ediyoruz.
– Peki burada bireysel tarih de var mı?
– Tüm yetkin profesyonel katılımcılar bu prensibe göre faaliyet gösterirler. Sergi projesi neredeyse hiç bitmiyor. INTERFABRIC'in yılda iki kez gerçekleşmesi nedeniyle bu sürekli döngüsel bir projedir.
– Seminerleriniz sayesinde, özellikle de “altın kurallarınızı” uygulayarak birçok şirketin lider pozisyonlara gelebildiği biliniyor. Peki bu kurallarda neler yer alıyor? Ana şeyi vurgulamak mümkün müdür, yoksa başarı için hala kapsamlı bir yaklaşıma mı ihtiyaç vardır?
- Sırayla gidelim. Birincisi, sergi konseptinin oluşturulmasıdır. Her şey serginin ticari potansiyelinin değerlendirilmesiyle, üç temel sorunun cevabıyla başlar: stantta kime ihtiyacımız var, en çok kimden kazanıyoruz, stantta öncelikle kimi görmek istiyoruz - faaliyet profiline göre, coğrafyaya göre, iş ölçeğine göre, statüye göre - yeni veya düzenli müşteri - ve bu şirketin temsilcisinin pozisyonuna veya sorumluluk alanına göre, satın alma ve bütçe tahsisi üzerinde en büyük etkiye sahip olan kişi. Öncelikli hedef kitleyi belirlemek için bu beş ölçüm kullanılır. Bu soruların cevaplarına göre bu kitleye nasıl bir öneri götürüleceği ortaya çıkıyor. İkinci soru, bu hedef kitleye ne göstereceğiz, standımızda neye ihtiyacımız var ki bize gelmek istesinler. Üçüncü soru ise bu hedef kitleyi nasıl etkileyebiliriz, ilgisini nasıl çekebiliriz, dahil edebiliriz ve standımıza gelmesini nasıl sağlayabiliriz, hangi tanıtım kanalları elimizde mevcut, organizatör fuar öncesinde, sırasında ve sonrasında neler sunabilir? Sergi projesinin uygulanması sırasında atılacak sonraki adımlar bu üç sorunun cevabına bağlıdır.
İkincisi, sergi etkinliğine katılıma yönelik belirli hedeflerin belirlenmesidir. Sergi potansiyelinin değerlendirilmesi, ulaşmamız gereken hedef kitle ile temas sayısının hesaplanması, stantta çalışacak çalışanlar arasında kişisel sorumluluğun dağıtılması. Yani fuar süresince kaç adet temas sağlanması gerektiği ve bu hedefe ulaşmak için kaç kişiye ihtiyaç duyulacağının anlaşılması ve bu temasların işlenmesi. Örneğin “fuar verimliliği formülü”nden bir fuarda 200 temas sağlanabileceğini görüyoruz. Her çalışanımızın örneğin 50 temas kurabildiğini biliyoruz. 4 rakamını gördüğümüzde stantta en az dört çalışanın çalışması gerektiği ortaya çıkıyor. Sonuçta, eğer üç tane varsa, ya daha yoğun çalışmak zorunda kalacaklar - kendileri ve "o adam" için, ya da sadece temaslarda boğulacaklar ve tam olarak çalışamayacaklar ve sonuç olarak başka biri bu temasları devralacak.
Hedef belirleme, performans değerlendirmesiyle doğrudan ilişkilidir. Çünkü görev başlangıçta niceliksel ve nitel göstergeler kullanılarak somut bir şekilde belirlenmezse, yolculuğun sonunda değerlendirilecek hiçbir şey kalmayacaktır. Dijitalleştirilmiş bir görev olmadan bir sergiye gittiğinizde, sonuçta ne süreci ne de başarı derecesini kontrol etmeniz mümkün olmuyor.
Üçüncüsü – Fuar öncesi reklam kampanyası. Bugün kendi standınıza trafik sağlamanız gerekiyor. Hedef kitleye, değerli zamanlarını standımızı ziyaret ederek geçirmeleri gerektiğini önceden inandırmak ve kanıtlamak gerekir. Bunun için her türlü kanal mevcut: Postalar, internet kaynakları, telefon görüşmeleri ve organizatörlerin sunduğu medya araçları. Stand trafiğini artırmak için fuar öncesi reklam kampanyası yapılması ve standda randevu planlaması yapılması da sistematik bir şekilde uygulanmalıdır. Bir sergide çalışmanın en büyük zorluğu trafiğin dalgalı yapısıdır: bazen boş, bazen yoğun. Sabah saatlerinde ziyaretçi sayısı azalırken, gün ortasında yoğunluk yaşanıyor. Çalışanların sabah ve akşam boş durması iyi bir şey değil. Ayrıca, gün ortasında bir satış temsilcisinin üç veya dört müşteriyle boğuşması ve onlarla tam anlamıyla iletişim kurmaya zaman bulamaması da iyi değildir. Sonuçta görevimiz trafiği daha öngörülebilir ve düzenli hale getirmek, sabah ve akşam oluşan boşlukları doldurmak, gün ortasındaki yoğunlukları azaltmaktır. Tüm bunların fuar öncesinde, fuar öncesi reklam kampanyasıyla ve randevularla gerçekleştirilmesi gerekiyor.
Dördüncüsü fuar standı. Ürünü en iyi şekilde temsil etmeli, dikkat çekmeli, çalışanlar ve ziyaretçiler için ergonomik olmalıdır. Modern bir sergi standının uyması gereken belirli kurallar vardır - teklifin özünü iletmek, ilgi çekmek dikkat çekmek, rahat müzakere koşulları yaratmak, ürünü tanıtmak ve kurumsal tarza, fuara katılım konseptine uymak.
Beşincisi – personel. Burada çok fazla sorun var ve son zamanlarda bazı yeniliklerden bahsederken, mesela stantlara, olup biten her şeyi durmaksızın kaydeden video kameralar yerleştirmeyi uygulamaya başladık. Daha sonra bu kayıtları analiz ediyoruz, hataları, zayıf noktaları ortaya koyuyoruz, hatta tam tersine neyin iyi yapıldığını not ediyoruz ki, gelecekte bunları en iyi uygulamalara dönüştürebilelim ve fuarlardan önce şirkete yeni gelen çalışanlara gösterebilelim. Ayrıca müşteri kılığında standa girip çalışanların hareketlerini test ettiğimiz “gizli ziyaretçi” yöntemiyle de denetim gerçekleştiriyoruz. Bu iki uygulama bir dizi sorunu ortaya çıkarıyor. Ama başlıca beş tanesini tespit edebiliriz.
Birincisi çalışanların pasifliği. Birçok kişi bir sergide çalışmanın, ziyaretçinin inisiyatifini beklemek anlamına geldiğini düşünür. Gelip soracaklar, biz cevaplayacağız. Konuşmaya cesaretleri yoksa, bu iş olmaz. Ben bu tutuma kesinlikle katılmıyorum.
İkincisi, ziyaretçinin hızlı ve doğru bir şekilde tespit edilememesidir. Standa bir ziyaretçi geliyor, bir sohbet başlıyor, üç-dört dakika kadar soru-cevap şeklinde bir sohbet sürüyor ve ancak dördüncü dakikada şirket çalışanı, hedef ziyaretçiyle değil, sergi alanına yakın bir yerde oturan sıradan bir bireyle karşı karşıya olduğunu anlamaya başlıyor. Ve bu büyük bir sorun. Stantta çalışan herkesin, ziyaretçileri ilk 30 saniye içerisinde tanıyabilmesi gerekiyor. Çünkü bundan sonraki iletişim taktikleri buna bağlı olacak.
Üçüncüsü, farklı tipteki ziyaretçilerle çalışmaya yönelik hazırlanmış senaryolar bulunmuyor. Fuara kimlerin geleceği önceden hesaplanıp her biri için bir rota, müşteri rotası ve çalışma senaryosu hazırlanabiliyor. Birçok kişi kaotik davranır, doğaçlama hareketlere güvenir. Çoğu kişi genellikle ikinci planda kalır, inisiyatifi müşteriye verir ve bir soru gelmesini bekler. Bu en iyi senaryo değil, birinci numarayı oynamak zorundayız. Sadece ürün ve şirket hakkında konuşmak ve müşterinin sorularını cevaplamakla kalmayın, aynı zamanda müşterinin ticari potansiyelini, fuara hangi görevlerle geldiğini, satın alma zamanlamasını ve hacmini, tedarikçi seçimi konusunda şirket içinde kararların nasıl alındığını ve satın almaların nasıl organize edildiğini, bunu yapmak için hangi sistemi kullandıklarını anlamanıza yardımcı olacak kendi sorularınızı da sorun. Ne yazık ki pek çok çalışan bu tür soruları kendine sormuyor. Görevlerinin sadece soruları cevaplamak, ürünler hakkında konuşmak ve şirketi temsil etmek olduğuna inanıyorlar.
Dördüncüsü, zamanlama kontrolü. Dünyanın tüm zamanını hak eden müşteriler var, ve beş dakikadan fazla zaman harcamanın günah olacağı müşteriler var. Bir fuarda en değerli kaynak zamandır ve çok az zaman vardır. Ve bir sergiye katılırken görev, onu akılcı bir şekilde dağıtmaktır. Parası olmayan insanlara zaman harcamak, en iyi şekilde hareket etmediğiniz anlamına gelir. Bizim görevimiz fuarda geçirdiğimiz az zamanı mümkün olan en fazla parayla değerlendirmektir. Bu, kimsenin rencide edilmesi, hakaret edilmesi veya tribünden uzaklaştırılması anlamına gelmiyor. Tek fark, bu kişiyle nerede pazarlık yapılacağıdır. Burada ve şimdi ona vakit ayırın veya sergiden sonra sohbete devam etmeyi teklif edin. Fuarlarda sadece daha hızlı ve daha fazla satın almaya hazır olanlara zaman ayırmanın mantıklı olduğunu düşünüyorum.
Beşincisi – İletişim bilgilerinin alınamaması. Bazılarının böyle bir hedefi yoktur, bazıları ise sadece kartvizit koleksiyonu yapar. Elbette hiçbir şey yok ama kartvizitte ihtiyacınız olan tüm bilgiler yer almıyor. Kişinin ne kadar parası olduğunu, alışverişlerini hangi prensiplerle yaptığını, hangi hacimlerde planladığını, hangi sorunları çözdüğünü söylemez. İkna edici bir ticari teklif hazırlamak için bilgi toplayacak bir sisteme ihtiyacınız var. Keskin bir hafızadan ziyade kör bir kalem daha iyidir, bu nedenle elbette bilgileri kayıt formları kullanarak - elektronik veya kağıt, hangisi daha kolayınıza geliyorsa - kaydetmek mantıklıdır.
Altıncısı – İletişimlerin hızlı bir şekilde işlenmesi. Fuar sonrası dönemde temasların işlenmesi ve etkinliğinin değerlendirilmesi için, müşteri verilerini toplayacak bir sisteme ihtiyaç duyulmaktadır. Bu sistem, fuar sonrasında temasların hangi sırayla işlenmesi gerektiği sorusuna cevap verebilmektedir. Her şeyi yapamıyorsanız, en önemli şeyi yapın. Bu nedenle, bilgi toplama sistemini geliştirerek, sergi temaslarının işlenmesine yardımcı oluyoruz. Sergi sonrası ofise döndüğümüzde yorgunluk ve birikmiş çok sayıda rutin işlerle karşı karşıya kalıyoruz, bir de iki yüzden fazla anket oluyor ve hangisini önce ele alacağımızı bilemiyoruz... Anketleri işaretlemek, sergi sonrası süreçte işleme önceliğine göre derecelendirmek daha iyi olur. O zaman sergi bittikten sonra nereden başlayacağımıza dair soru kalmayacak, anketler sistematik, tutarlı bir şekilde işlenecek ve en önemli şeyler gözden kaçırılmayacak.
Yedinci – Performans değerlendirmesi. Burada ikinci noktaya geri dönüyoruz: Başlangıçta belirli bir görev yoksa, sonunda değerlendirilecek bir şey de yoktur. Hedefler objektif olarak belirlenirse, sergi sonrasında bunların ne ölçüde gerçekleştirildiğini p ile belirleyebiliriz. “Plan-gerçek” ilkesini göz önünde bulundurun ve gerekirse bir sonraki projeye uyarlayın.
Bu faaliyeti sürekli olarak sürdürüyoruz. Bir sergi bitti, yenisinin hazırlıkları başladı. Sergi konsepti oluşturulabilir ve reklam kampanyası planlanabilir.
Fuarlardan %100 sonuç alabilmek için sistematik bir yaklaşıma ihtiyacınız var.
– Seminere katılmaktan en çok kimler faydalanacak? Ana hedef kitleniz kim? Sonuçta INTERFABRIC’te hem 300 metrekarelik stand alanı olan sektör devleri hem de 4 metrekarelik küçük firmalar var – hangisinin seminerinize daha çok ihtiyacı var? Büyük şirketlerin tavsiyeye veya öneriye hiç ihtiyaç duymadığını söylemek doğru mudur?
– Seminer, mümkün olan en geniş katılımcı kitlesine ulaşmayı hedefliyor. Hem ticari potansiyel olarak, hem mekan olarak, hem de stantta çalışan personel sayısı olarak. Seminerler hem bireysel girişimci seviyesindeki yeni kurulan şirketler hem de büyük federal veya ulusötesi şirketler için faydalıdır. Her katılımcı seminerden bir şeyler alıyor. Ürünlerden ve stand büyüklüğünden bağımsız olarak herkesin faydalanabileceği şekilde organize edilmektedir.
4 metrekarelik bir standınız varsa, standınızın hedef kitlenizi etkilemesini bekleyemezsiniz. Ama bu bir ölüm cezası değil. Sadece başka şeylere odaklanmanız gerekiyor. Mesela fuar öncesi dönemde müşterinin 300 metrelik stantlarda değil, 4 metrelik stantlarda da vakit geçirmesi gerektiğini anlatmak için daha aktif çalışmamız gerekiyor. Alan olmadığında dışarı çıkarken giydiğiniz ürünlerin seçiminde daha dikkatli olmanız, öncelik ilkesini kullanmanız ve elbette çalışanların eylemleri de sonucu büyük ölçüde belirleyecektir.
Küçük bir standınız olduğunda, bu sizi kelimenin tam anlamıyla "koridora doğru iter." Bir kere ön saflardaysanız, proaktif olmanız gerekir. Sadece orada durup "hava düzelene kadar bekleme" hakkınız yok. Ve sonra her şey tekniğe geliyor: Ne söyleneceği, ziyaretçiyle hangi noktada temas kurulacağı, hangi sorularla başlanması gerektiği.
Bir şirketin kaynakları ne kadar fazlaysa, o zaman daha fazla zorluk ve daha fazla sorumluluk vardır. Bu 300 metrenin hala düzgün bir şekilde organize edilmesi gerekiyor. Standınızı koridorlara doğru doğru şekilde yönlendirin, aydınlatmayı iyi düşünün, bölge ayrımını organize edin - ön cephede daha fazla temas noktasına, daha fazla müzakere alanına ihtiyacınız var. Bu alanlardaki çalışmaların da izlenmesi gerekiyor. Daha fazla kaynak, stantta müşteriye nasıl hizmet verileceğine dair daha fazla talep anlamına geliyor. Bu bir toplantı takvimi olabilir, müzakere masalarının belirli yöneticilere atanması olabilir... Tüm bunların organize edilmesi ve kontrol edilmesi gerekir.
Ayrıca bu, standda doğrusal çalışmanın farklı bir örgütlenmesidir. Eğer 4 metrelik bir standda kabaca bir tane çizginiz varsa, 300 metrelik bir standda en az üç tane çizginiz olması gerekir. Bunlar ön hat – yönetici hattı, ikinci hat – uzman hattı ve üst düzey müşterilerle iletişimin gerçekleştiği VIP irtibat hattıdır. Müşterilerin bu doğrultuda yönlendirilmesi gerekmektedir. Standımızda sorumluluk alanlarını takip edecek elemanlara ihtiyacımız var.
4 metrelik standla ve 300 metrelik standla nasıl katılım sağlanacağı bilgisi ise bambaşka. Ve sadece katıldıkları için gelmiyorlar. Aynı hataları her yıl tekrarlamak sizi deneyimli bir katılımcı yapmaz. Alnınızda daha fazla şişlik oluşur.
– Faaliyetinize başladığınızda “Fuarlardan En İyi Şekilde Nasıl Yararlanılır” isimli pratik rehberiniz katılımcılar arasında popülerlik kazandı. Şimdi büyük ve ciddi bir eserin yazarısınız, "EXPOLOGY. Sergilere etkili bir şekilde nasıl katılabilirsiniz." Yakın gelecekte yeni yayınlar bekleyebilir miyiz? Bugün ne üzerinde çalışıyorsun?
– Şu anda “EXPOLOGY ONLINE” adını taşıyacak küresel bir proje üzerinde çalışılıyor. Fuarcılık sektöründe 25 yıldır edindiğim tüm deneyimlerimi bir araya getireceğim bir bilgi portalıdır. Seminerde tartışacağımız materyaller ve çalıştığım 40'tan fazla sektörden örnekler olacak. Bütün bunlar organize edilecek, yapılandırılacak, fotoğraflarla ve örneklerle açıklanacak. Orada "EXPOLOGY" kitabındakinden daha fazla bilgi bulunacaktır. Aslında kitap 2021 yılında yayınlandığı haliyle kayıt altına alınmış olup, katılımcıların kendi sağladıkları içerikler de dahil olmak üzere portal sürekli olarak güncellenecektir. Sektördeki zamanım boyunca, çeşitli sektörlerden katılımcılarla oldukça yakın ilişkiler kurdum ve onların deneyimleri vurgulanmaya ve başkaları tarafından görülmeye değer. Bu deneyimi biriktirip piyasaya sunacağım. Yani önümde büyük bir meydan okuma var. Bu çok farklı bir proje, çok boyutlu bir proje, bir şekilde katılımcılara ve organizatörlere fayda sağlayacak. Çünkü katılımcı fuara ne kadar iyi hazırlanırsa, geri dönüşü o kadar yüksek olur, sonucu o kadar iyi olur, fuara tekrar gelme isteği artar, alanı büyütür, reklam ve sponsorluk hizmeti siparişi verir.
– Katılımcılara ne dilemek istersiniz? INTERFABRIC fuarına katılanlara ne gibi tavsiyelerde bulunabilirsiniz?
– Kursumun devam ettiği 18 yıl boyunca, tekrar tekrar INTERFABRIC fuarının katılımcılarıyla yakın bir şekilde çalıştık. Daha önce bu bireysel bazda gerçekleşiyordu, şimdi sistemsel bir çalışmaya geçiyoruz. Ve INTERFABRIC fuarının katılımcılarına ilk dileğim, 3 Haziran'da gerçekleşecek olan bir sonraki seminerimize katılmaları. Ayrıca "EXPOLOGY" kitabını da tanımak istiyorum: Seminerde tartıştığımız materyali sistematik ve daha da detaylı bir şekilde sunuyor. Ve tabii ki sergiyi sistematik bir yaklaşımla bir proje olarak ele almak istiyorum. Uygulama gösteriyor ki bu şekilde en iyi sonuçlar elde ediliyor.
